All News

11/6/2025

Lesezeit

Was sind die besten PR-Tools? Unsere getpress Heavy-Rotation

#

How to PR

Adriana Maria Hofer

Du willst weniger Tool-Zoo, mehr Wirkung? Hier ist die getpress Heavy Rotation, mit der wir täglich für Startups, Scale-ups & VCs arbeiten. Schlank, praxistauglich, DSGVO-bewusst – und schnell einsatzbereit.

Bevor du startest: Klär Budget, Teamgröße, Datenschutz (DACH!), Integrationen (Gmail/Outlook, Slack, Drive) und deinen Haupt-Use-Case: Recherche, Outreach/CRM, Monitoring/Reporting oder Text & Qualität.

1) Airtable – Operations-Hub für Pitches & Projekte

  • Use-Case: Medien-, Kontakt- und Themen-Datenbanken verknüpfen; Pipeline-Status (Idee → Pitch → Antwort → Coverage), Portfolio/Clippings tracken.
  • So setzt du’s auf: Tabellen Medien, Kontakte, Themen, Pitches verknüpfen; „Heute dran“-Ansicht; Automationen für Follow-ups.
  • Warum wichtig: Du priorisierst sauber, vermeidest Doppel-Pitches und siehst, wo Momentum entsteht.

Hinweis: Airtable ist kein vollwertiges PM (Abhängigkeiten/Zeiterfassung) – ggf. musst du es mit Asana/Monday ergänzen.

2) Meltwater – Monitoring & Reporting, das Entscheidungen ermöglicht

  • Use-Case: Breite Medienbeobachtung (Online/Print/Audio/Social), Boolesche Suchen, individuelle Dashboards & Alerts.
  • Set-up: Keyword-Sets mit Must/Exclude-Terms, Alerts für Marken/CEOs/Themen, Reporting auf Relevanz & Impact statt nur Reichweite.
  • Warum wichtig: Du erkennst Signale früh und belegst Erfolge konsistent.

Hinweis: Paywalls/Volltexte variieren – deine Suchen musst du regelmäßig schärfen.

3) HubSpot – CRM-Gedächtnis für deine Medienbeziehungen

  • Use-Case: E-Mail/Call-Logging (Gmail/Outlook), zentrale Historie pro Kontakt/Medium, Tags (Beats/Region), Follow-ups als Tasks.
  • Warum wichtig: Warm halten statt Kaltstart – Beziehungen skalieren nur mit sauberem Verlauf.

4) Custom GPTs – Speed-Boost für Pitches & Content (Human-in-the-Loop)

  • Use-Case: Rohfassungen für Pitches/PM-Bausteine, Ideenlisten, Titel/Leads – basierend auf deinen Guidelines & Medienkriterien.
  • Praxis: Klare Systemprompts, Zielmedien definieren, Entwürfe redaktionell schärfen, Fakten prüfen.
  • Warum wichtig: Du kommst schneller zu einer tragfähigen Ausgangsbasis – Qualität entsteht im Feinschliff.

5) Perplexity – Recherche mit belastbaren Quellen

  • Use-Case: Trend-Checks, Fact-Checks, Landscape-Scans; Antworten mit Quellenangaben.
  • Praxis: Präzise Fragen stellen, Quellen manuell prüfen, nur Verifiziertes übernehmen.
  • Liefert dir schnell belastbare Orientierung mit Quellen und reduziert Recherchezeit deutlich – ideal für fundierte Pitches und AI-Overviews.

6) DeepL Write – Tonalität & Klarheit auf Knopfdruck

  • Use-Case: Finale Lesbarkeit für PMs, Gastbeiträge & Pitches; Ton feinjustieren (sachlich-präzise/pointiert-kollegial).
  • Praxis: Zielmedium & Ton vorgeben, Headlines/Leads variieren, Vorschläge kritisch prüfen.
  • Warum wichtig: Hebt Lesbarkeit und Ton auf Redaktionsniveau, spart Schleifen mit Feedback, hält deine Stimme konsistent (DE/EN) und erhöht damit die Erfolgsquote bei PMs & Gastbeiträgen.

Bonus: So spielen die Tools zusammen

  1. Recherche: Perplexity (mit Quellencheck).
  2. Planung: Airtable verbindet Thema ↔ Medium ↔ Kontakt; „Heute dran“ zuerst.
  3. Text: Custom GPTs erzeugen Rohfassung, DeepL Write glättet Stil & Klarheit.
  4. Outreach: HubSpot loggt Interaktionen, Follow-ups timen.
  5. Wirkung messen: Meltwater Monitoring + Reporting, Learnings zurück in Airtable.

Typische Stolpersteine (und schnelle Fixes)

  • Airtable kann alles“ – nein: Für komplexe Abhängigkeiten ein PM-Tool ergänzen.
  • Meltwater zeigt alles“ – nur mit sauberen Suchstrings; regelmäßig nachjustieren.
  • KI spart Denken“ – Human-in-the-Loop bleibt Pflicht.
  • CRM füllt sich selbst“ – Disziplin schlägt Automatik.

FAQ

Welche PR-Tools brauche ich zum Start?
Airtable (Organisation), HubSpot (Kontakte), ein Monitoring (z. B. Meltwater) – plus DeepL Write für den Feinschliff.

Sind die Tools DSGVO-konform?
Kommt auf Setup & Verträge an. Prüfe Auftragsverarbeitung, Hosting, Rollen/Rechte und minimierte Personendaten.

Brauche ich zusätzlich eine Journalist*innendatenbank?
Nur, wenn du regelmäßig großflächig pitchst. Wir pflegen kuratierte, selbst aufgebaute Kontaktpools – Qualität > Masse.

Jetzt weißt du, womit wir arbeiten – wenn dich das Wie interessiert, schau in So gelingt der PR-Launch – in 5 Schritten rein.

get more insights

Thank you!

Vielen Dank für deine Anfrage.

Wir melden uns asap bei dir zurück.

Huch! Beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen. Bitte versuche es noch einmal.