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11/6/2025

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Was sind die besten PR-Tools? Unsere getpress Heavy-Rotation

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How to PR

Adriana Maria Hofer

Du willst weniger Tool-Overkill undmehr Wirkung? Hier ist die getpress Heavy Rotation, mit der wir täglich für Startups, Scale-ups & KMUs arbeiten. Schlank, praxistauglich, DSGVO-bewusst – und schnell einsatzbereit.

Bevor du startest: Kläre Budget, Teamgröße, Datenschutz (DACH!), Integrationen (Gmail/Outlook, Slack, Drive) und deinen Haupt-Use-Case: Recherche, Outreach/CRM, Monitoring/Reporting oder Text & Qualität.

1) Airtable – Operations-Hub für Pitches & Projekte

  • Use-Case: Medien-, Kontakt- und Themen-Datenbanken verknüpfen; Pipeline-Status (Idee → Pitch → Antwort → Coverage), Portfolio/Clippings tracken.
  • So setzt du’s auf: Tabellen Medien, Kontakte, Themen, Pitches verknüpfen; „Heute dran“-Ansicht; Automationen für Follow-ups.
  • Warum wichtig: Du priorisierst sauber, vermeidest Doppel-Pitches und siehst, wo Momentum entsteht.

Hinweis: Airtable ist kein vollwertiges PM (Abhängigkeiten/Zeiterfassung) – ggf. musst du es mit Asana/Monday ergänzen.

2) Meltwater – Monitoring & Reporting, das Entscheidungen ermöglicht

  • Use-Case: Breite Medienbeobachtung (Online/Print/Audio/Social), Boolesche Suchen, individuelle Dashboards & Alerts.
  • So setzt du’s auf: Keyword-Sets mit Must/Exclude-Terms, Alerts für Marken/CEOs/Themen, Reporting auf Relevanz & Impact statt nur Reichweite.
  • Warum wichtig: Du erkennst Signale früh und belegst Erfolge konsistent.

Hinweis: Paywalls/Volltexte variieren – deine Suchen musst du regelmäßig schärfen.

3) HubSpot – CRM-Gedächtnis für deine Medienbeziehungen

  • Use-Case: E-Mail/Call-Logging (Gmail/Outlook), zentrale Historie pro Kontakt/Medium, Tags (Beats/Region), Follow-ups als Tasks.
  • So setzt du’s auf: Gmail/Outlook verbinden (Logging an); Company=Medium, Contact=Journalist*in, Deal=Pitch; Pipeline Idea → Sent → Reply → Interview → Coverage; Views „Heute dran/Offene Antworten“; 1 Follow-up-Workflow (nach 5 Tagen).
  • Warum wichtig: Warm halten statt Kaltstart – Beziehungen skalieren nur mit sauberem Verlauf.

4) Custom GPTs – Speed-Boost für Pitches & Content (Human-in-the-Loop)

  • Use-Case: Rohfassungen für Pitches/PM-Bausteine, Ideenlisten, Titel/Leads – basierend auf deinen Guidelines & Medienkriterien.
  • So setzt du’s auf: Klare Systemprompts, Zielmedien definieren, Entwürfe redaktionell schärfen, Fakten prüfen.
  • Warum wichtig: Du kommst schneller zu einer tragfähigen Ausgangsbasis – Qualität entsteht im Feinschliff.

5) Perplexity – Recherche mit belastbaren Quellen

  • Use-Case: Trend-Checks, Fact-Checks, Landscape-Scans; Antworten mit Quellenangaben.
  • So setzt du's auf: Präzise Fragen stellen, Quellen manuell prüfen, nur Verifiziertes übernehmen.
  • Warum wichtig: Liefert dir schnell belastbare Orientierung mit Quellen und reduziert Recherchezeit deutlich – ideal für fundierte Pitches und AI-Overviews.

6) DeepL Write – Tonalität & Klarheit auf Knopfdruck

  • Use-Case: Finale Lesbarkeit für PMs, Gastbeiträge & Pitches; Ton feinjustieren (sachlich-präzise/pointiert-kollegial).
  • So setzt du's auf: Zielmedium & Ton vorgeben, Headlines/Leads variieren, Vorschläge kritisch prüfen.
  • Warum wichtig: Hebt Lesbarkeit und Ton auf Redaktionsniveau, spart Schleifen mit Feedback, hält deine Stimme konsistent (DE/EN) und erhöht damit die Erfolgsquote bei PMs & Gastbeiträgen.

Bonus: So spielen die Tools zusammen

  1. Recherche: Perplexity (mit Quellencheck).
  2. Planung: Airtable verbindet Thema ↔ Medium ↔ Kontakt; „Heute dran“ zuerst.
  3. Text: Custom GPTs erzeugen Rohfassung, DeepL Write glättet Stil & Klarheit.
  4. Outreach: HubSpot loggt Interaktionen, Follow-ups timen.
  5. Wirkung messen: Meltwater Monitoring + Reporting, Learnings zurück in Airtable.

Typische Stolpersteine (und schnelle Fixes)

  • Airtable kann alles“ – nein: Für komplexe Abhängigkeiten ein PM-Tool ergänzen.
  • Meltwater zeigt alles“ – nur mit sauberen Suchstrings; regelmäßig nachjustieren.
  • KI spart Denken“ – Human-in-the-Loop bleibt Pflicht.
  • CRM füllt sich selbst“ – Disziplin schlägt Automatik.

FAQ

Welche PR-Tools brauche ich zum Start?
Airtable (Organisation), HubSpot (Kontakte), ein Monitoring (z. B. Meltwater) – plus DeepL Write für den Feinschliff.

Sind die Tools DSGVO-konform?
Kommt auf Setup & Verträge an. Prüfe Auftragsverarbeitung, Hosting, Rollen/Rechte und minimierte Personendaten.

Brauche ich zusätzlich eine Journalist*innendatenbank?
Nur, wenn du regelmäßig großflächig pitchst. Wir pflegen kuratierte, selbst aufgebaute Kontaktpools – Qualität > Masse.

Jetzt weißt du, womit wir arbeiten – wenn dir das noch nicht reicht, schau doch mal in das "Tool Time" Interview mit Adriana rein. Und wenn dich das "Wie" interessiert, lies doch So gelingt der PR-Launch – in 5 Schritten.

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